「翻譯管理」選擇翻譯管理系統(tǒng)（TMS）的六步流程
2018-08-26 11:53:53
根據(jù)最后統(tǒng)計(jì)，市場(chǎng)上有各種類(lèi)型的二十多個(gè)翻譯管理系統(tǒng)（TMS）。它確實(shí)讓你頭暈?zāi)垦?。有一件事是肯定的：貴公司選擇的TMS不再依賴(lài)于某人的心血來(lái)潮，谷歌搜索，或者語(yǔ)言服務(wù)提供商（翻譯公司）正在游說(shuō)的內(nèi)容。
TMS選擇必須基于系統(tǒng)需求分析并涉及所有利益相關(guān)者。您可以按照我們?cè)诒疚闹杏懻摰牧鶄€(gè)步驟來(lái)實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)。
1.分析要求
在這個(gè)階段帶來(lái)所有關(guān)鍵利益相關(guān)者。該小組由將要使用TMS的任何人組成，通常包括營(yíng)銷(xiāo)，IT，產(chǎn)品經(jīng)理，本地化部門(mén)，財(cái)務(wù)，甚至您的支持或幫助臺(tái)。它總是因公司而異。
根據(jù)您的本地化流程的集中程度，可能需要一次或多次會(huì)議來(lái)確定每個(gè)人的需求。沒(méi)有錯(cuò)誤的答案; 你只想讓每個(gè)人在下一個(gè)TMS中告訴你他們?cè)趯ふ沂裁础?/span>
您的需求列表可能如下所示，也可能更長(zhǎng)或更短。這只是一個(gè)指示性清單：
與AEM的現(xiàn)有集成或插件
強(qiáng)大，文檔齊全的API，可通過(guò)API訪問(wèn)TMS的所有領(lǐng)域
文件過(guò)濾器自定義
可定制的分析門(mén)戶(hù)
可定制的工作流程
能夠在項(xiàng)目中間修改工作流程
托管TMS的正常運(yùn)行時(shí)間為99％
能夠使用企業(yè)品牌自定義UI外觀
LQA計(jì)劃支持
可定制的MT工作流程
翻譯公司 性能指標(biāo)跟蹤
自動(dòng)文件準(zhǔn)備
工作流程自動(dòng)化
自動(dòng)項(xiàng)目切換和回傳
跟蹤和管理歷史項(xiàng)目數(shù)據(jù)
企業(yè)ERP連接器
2.排名和分類(lèi)
它從這里開(kāi)始變得越來(lái)越強(qiáng)硬。沒(méi)有TMS能夠滿(mǎn)足您的所有要求，或者至少滿(mǎn)足您的要求。這就是為什么你需要優(yōu)先考慮它們必須具備的，真正想要的，重要的，好的，有點(diǎn)瑣碎的，然后要求利益相關(guān)者將他們的需求從1到5進(jìn)行相應(yīng)的排序。
“必備品”是交易破壞者。如果系統(tǒng)沒(méi)有它們，它將被取消資格。理想情況下，您不希望擁有太多這些，但通常他們最終聲稱(chēng)35-40％的標(biāo)準(zhǔn)。接下來(lái)是您真正想要的項(xiàng)目。你想要它們幾乎和必備品一樣多，但它們不是破壞者; 依此類(lèi)推。
現(xiàn)在，評(píng)分可能很棘手，您可能需要進(jìn)行一些仲裁。不是每個(gè)人都會(huì)有相同的觀點(diǎn)：對(duì)一個(gè)團(tuán)隊(duì)來(lái)說(shuō)可能是微不足道的可能是另一個(gè)團(tuán)隊(duì)的交易破壞者。但是，最好讓這些差異在決策過(guò)程開(kāi)始時(shí)而不是在結(jié)束時(shí)出現(xiàn)，或者更糟糕的是，在做出決定之后。
你可以組建一個(gè)代表各個(gè)團(tuán)隊(duì)的委員會(huì)，讓它超越優(yōu)先事項(xiàng)。雖然它必須聽(tīng)取所有人的意見(jiàn)，但應(yīng)該有權(quán)擁有最終決定權(quán)。
需求還必須根據(jù)它們可能屬于的不同功能進(jìn)行分類(lèi)，例如業(yè)務(wù)管理，工作流程或語(yǔ)言處理。您可以更精細(xì)地使用這些類(lèi)別。
排名和分類(lèi)可能證明是一個(gè)漫長(zhǎng)的過(guò)程，你可能會(huì)問(wèn)為什么你需要去做這些痛苦。因?yàn)榱私饽钪匾男枨笾陵P(guān)重要。在下一階段，這將幫助您列出在您排名最重要的領(lǐng)域中強(qiáng)大的供應(yīng)商。
3.入圍供應(yīng)商
您可以看到的前幾個(gè)地方是研究公司Common Sense Advisory的TMS Live，以及行業(yè)組織GALA的技術(shù)目錄。您仍然需要進(jìn)行盡職調(diào)查，因?yàn)樵趦蓚€(gè)網(wǎng)站上，供應(yīng)商自己添加TMS描述和功能，盡管CSA確實(shí)提供了簡(jiǎn)短的評(píng)論。
接下來(lái)，您可以與您的翻譯公司通信。請(qǐng)記住，適合您的翻譯公司的TMS不一定適合您的企業(yè)。讓他們知道您的優(yōu)先事項(xiàng)是什么，他們可能會(huì)推薦一些解決方案，因?yàn)樵谒麄兊墓ぷ鬟^(guò)程中他們會(huì)評(píng)估相當(dāng)數(shù)量的TMS。
同樣，您可以聯(lián)系您的語(yǔ)言服務(wù)行業(yè)聯(lián)系人和其他公司的同事，并詢(xún)問(wèn)他們是否已完成任何TMS評(píng)估。同樣，請(qǐng)記住，對(duì)他們有用的東西可能不一定適合您，因?yàn)樗麄兊膬?yōu)先級(jí)可能與您的不同。
最后，您可以找一位獨(dú)立顧問(wèn)。
4.評(píng)估
一旦你有了候選名單，就該進(jìn)行評(píng)估了。也就是說(shuō)，起草RFI或RFP。如果您已經(jīng)很好地列出了您的需求和排名以及創(chuàng)建層次結(jié)構(gòu)，那么這個(gè)階段應(yīng)該相對(duì)容易。
對(duì)于RFI，列出您排名第一的所有需求 - 您必須擁有的。如果供應(yīng)商不提供這些功能，那么它們會(huì)立即出現(xiàn)。您可能有一個(gè)包含六到十個(gè)潛在TMS供應(yīng)商的大量列表，因此希望RFI可以幫助將RFP降低到三到四個(gè)。
在RFP中，使用您從2到5排名的其他要求。如果在RFI階段出現(xiàn)更多問(wèn)題，請(qǐng)務(wù)必將其丟入。
現(xiàn)在是您必須評(píng)估RFP的部分。如果您正在使用數(shù)字評(píng)分系統(tǒng)，您還可以根據(jù)您的優(yōu)先級(jí)分配權(quán)重，以便您的分?jǐn)?shù)反映出對(duì)您來(lái)說(shuō)真正重要的內(nèi)容。如果供應(yīng)商在瑣碎的類(lèi)別中得分很高，但在對(duì)您重要的區(qū)域中得分不高，則加權(quán)系統(tǒng)應(yīng)該有助于平衡得分。
RFP也是定價(jià)發(fā)揮作用的階段。TMS定價(jià)通常不會(huì)在供應(yīng)商的網(wǎng)站上公布，所以到目前為止這個(gè)因素或多或少都不為您所知。供應(yīng)商還會(huì)告訴您他們可以提供哪些功能，但需要額外付費(fèi)。
5.測(cè)試
評(píng)估后，你應(yīng)該做一個(gè)試點(diǎn)項(xiàng)目。這實(shí)際上是評(píng)估階段的延伸，不同之處在于它是實(shí)際操作。并非所有供應(yīng)商都能為其提供便利，如果您的思想已經(jīng)彌補(bǔ)，您可能不需要試用，但可以考慮選擇。
如果您確實(shí)需要試用，最好的情況是安裝TMS并連接到您的內(nèi)容系統(tǒng)，以便您可以嘗試翻譯并查看其實(shí)際工作方式。如果它是基于云的，那么安裝應(yīng)該非常簡(jiǎn)單。
但是，如果您的組織規(guī)模龐大且具有復(fù)雜的內(nèi)容管理系統(tǒng)，則可能不會(huì)存在所需的集成。您和您的供應(yīng)商都不希望投入定制集成的成本，以便在試用階段將其連接到您的密鑰系統(tǒng)。不過(guò)，您可以嘗試設(shè)置一個(gè)模擬賬戶(hù)和一個(gè)臨時(shí)網(wǎng)站，這基本上是一個(gè)模擬環(huán)境，供您測(cè)試所有內(nèi)容，而無(wú)需實(shí)際觸及您的實(shí)時(shí)環(huán)境。
6.決定
現(xiàn)在我們來(lái)到?jīng)Q策階段。但實(shí)際上，如果你按照這里規(guī)定的步驟，你一直在逐步到達(dá)這個(gè)階段。當(dāng)您根據(jù)利益相關(guān)方的意見(jiàn)選擇業(yè)務(wù)需求并對(duì)其進(jìn)行排名和分類(lèi)時(shí)，您就為決策奠定了基礎(chǔ)。然后，您生成了供應(yīng)商列表，并根據(jù)此基礎(chǔ)通過(guò)RFI和RFP對(duì)其進(jìn)行評(píng)估。如果你做了一個(gè)飛行員，你肯定更安全。
當(dāng)你最終做出決定時(shí)，這不是一個(gè)獨(dú)立的步驟，而是系統(tǒng)化過(guò)程的結(jié)果，有助于減少買(mǎi)家的悔恨并增加你的信心。
TMS選擇似乎是一個(gè)漫長(zhǎng)的過(guò)程，但如果每個(gè)人都有足夠的動(dòng)力，則不一定如此。此外，通過(guò)采用透明和參與的過(guò)程，您將設(shè)定正確的期望，并避免您必須尋找替罪羊的情況。
