將Word文檔轉(zhuǎn)換為InDesign文檔不是一項(xiàng)簡單的任務(wù)。

事實(shí)上，由于在將Word文檔導(dǎo)入InDesign文件時(shí)總是需要進(jìn)行一些操作，所以我會(huì)說，我們甚至不能談?wù)撧D(zhuǎn)換。

此外，如果要轉(zhuǎn)換的Word文件很復(fù)雜，您可能最終需要在InDesign中完全從頭開始創(chuàng)建它。遺憾的是，目前還沒有可以將Word轉(zhuǎn)換成InDesign的軟件，但是你可以學(xué)習(xí)如何正確設(shè)置Word文檔和InDesign文件，這樣手動(dòng)轉(zhuǎn)換就不會(huì)那么痛苦和耗時(shí)了。

作為旁注，如果你需要用Word創(chuàng)建一個(gè)交換文件進(jìn)行翻譯，我強(qiáng)烈建議你使用特定的工具(比如Redokun)。你的翻譯機(jī)構(gòu)您將更愿意接收XLIFF文件而不是Word文檔，并且您的內(nèi)部翻譯人員會(huì)喜歡集成翻譯工具的簡單性。

在本教程中，我們將看到:

如何將Word文檔導(dǎo)入InDesign

如何將Word文件鏈接到InDesign

[專業(yè)提示]使用母版頁自動(dòng)排列Word文檔(更新)

在InDesign中導(dǎo)入Word文件。

當(dāng)您必須與需要或想要編輯InDesign文檔中的文本的同事或客戶打交道時(shí)，最好的解決方案是提前準(zhǔn)備InDesign文件。就像我們?cè)贓xcel中看到的電子表格一樣(這里是帖子:將InDesign表格鏈接到Excel)，也可以在InDesign文檔中鏈接Word文件。

將Word文檔鏈接到InDesign文件非常有用，因?yàn)樗试S您在InDesign中與同事、客戶或任何需要打字才能使用更簡單(更便宜)的軟件(如Microsoft Word)的人一起排版。

開始這個(gè)方法需要一些工作，但是請(qǐng)相信我，對(duì)于大多數(shù)工作來說，這是一個(gè)救生員。

如果您正確設(shè)置了段落樣式和字符樣式，您不需要做任何事情，只需觀察InDesign會(huì)自動(dòng)排列內(nèi)容。

設(shè)置源文件

將Word文檔導(dǎo)入InDesign文件時(shí)，默認(rèn)設(shè)置是導(dǎo)入應(yīng)用于Word中文本的樣式。這將在InDesign文檔中創(chuàng)建與Word文檔相同的段落樣式。您可以使用此功能來覆蓋導(dǎo)入文本的外觀(我們將在后面介紹如何操作)，并在InDesign中快速導(dǎo)入文本和文本布局。

但是，請(qǐng)注意，從Word到InDesign的轉(zhuǎn)換可能會(huì)使文本的布局與您手動(dòng)執(zhí)行的方式不同。例如，如果我必須在InDesign中創(chuàng)建項(xiàng)目符號(hào)列表，我將使用段落樣式。該轉(zhuǎn)換將項(xiàng)目符號(hào)文本功能作為行內(nèi)屬性應(yīng)用。

我在Word中有一個(gè)簡單的單頁文檔，我想在InDesign中導(dǎo)入我的文檔。

請(qǐng)注意，我在Word中使用樣式來布置我的文本(是的，您也可以在Word中創(chuàng)建自己的樣式-請(qǐng)參見本指南或本視頻-類似于您在InDesign中操作字符樣式的方式)。與在InDesign中一樣，請(qǐng)注意不要在Word中設(shè)置文本的內(nèi)嵌屬性。

換句話說，如果您必須更改文本的特征，不要直接在文本上執(zhí)行此操作，而是更改樣式屬性，因?yàn)檫@些內(nèi)聯(lián)屬性也將保留在InDesign的文本中，并且如果您想要在InDesign文檔中應(yīng)用不同的樣式，您必須手動(dòng)覆蓋應(yīng)用了內(nèi)聯(lián)樣式的每個(gè)部分。如果你想快速控制文檔和排列文本，這是非常重要的。

如果您對(duì)Word中的文本應(yīng)用嵌入式樣式(左)以及如果不應(yīng)用會(huì)發(fā)生什么(右)，請(qǐng)參見此處。

帶嵌入式樣式的Word文檔和不帶嵌入式樣式的Word文檔之間的差異

在左邊的截圖中可以看到，段落樣式名稱附近有一個(gè)“+”標(biāo)記，而右邊的截圖中沒有。而且這兩個(gè)字符串明顯風(fēng)格不同。

+'只要應(yīng)用于文本的樣式被覆蓋，標(biāo)簽將顯示在段落樣式名稱附近。這意味著左邊截圖中的文字不符合段落樣式。相反，右邊的截圖顯示了我創(chuàng)建的右邊段落樣式的文本。

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導(dǎo)入Word文檔

在InDesign中，單擊文件主菜單欄，然后單擊“置入”(否則，您可以在Mac OS上按Cmd+D或在Windows上按Ctrl+D)。如上所述，確保Word文檔中的樣式被正確設(shè)置為文本。

將Word文件放入InDesign

單擊“選項(xiàng)”并選中“在導(dǎo)入窗口中顯示導(dǎo)入選項(xiàng)”(如果尚未選中)，選擇文件并單擊“打開”將Word文件導(dǎo)入InDesign。

標(biāo)記“顯示導(dǎo)入選項(xiàng)”

在此窗口中，您可以個(gè)性化一些設(shè)置。通常，默認(rèn)設(shè)置是可以的。但是，您應(yīng)該特別注意這些設(shè)置:

保留文本和表格中的樣式和格式。

手動(dòng)分頁

自動(dòng)導(dǎo)入樣式

如果選擇“從文本和表格中刪除樣式和格式”，將只導(dǎo)入Word文件中的純文本(不帶樣式)。

讓我們導(dǎo)入由“保留文本和表格中的樣式和格式”激活的Word文件。這將導(dǎo)入文本并在InDesign中模擬Word文件的樣式。

激活保留文本和表格中的樣式和格式。

最近，我們將更改由import創(chuàng)建的樣式，看看再次導(dǎo)入同一文檔時(shí)會(huì)發(fā)生什么。

單擊“確定”，然后在InDesign中繪制一個(gè)文本框來放置Word文件的內(nèi)容。

繪制一個(gè)文本框來放置Word文件的內(nèi)容。

請(qǐng)注意，InDesign中的文本(右)與Word中的文本(左)具有相同的樣式和外觀。

Word和InDesign中文本的比較

我們將覆蓋段落樣式設(shè)置。

可以看到，導(dǎo)入的段落樣式旁邊有一個(gè)圖標(biāo)，顯示導(dǎo)入的樣式，不覆蓋任何屬性。

導(dǎo)入的段落樣式圖標(biāo)

雙擊“標(biāo)題1”。在基本字符格式中設(shè)置Montserrat的字體系列、粗體字體和19磅大小，并將大小寫全部改為大寫。

然后字符顏色，設(shè)置C = 100 M = 90 Y = 10 K = 0(這是InDesign默認(rèn)發(fā)送的顏色；如果沒有，請(qǐng)創(chuàng)建它或跳過此設(shè)置)。

更改樣式屬性

請(qǐng)注意，段落樣式“標(biāo)題1”旁邊的圖標(biāo)不再存在。

導(dǎo)入的段落樣式圖標(biāo)不再存在。

讓我們使用以下屬性來更改標(biāo)題3和正文文本的樣式。

標(biāo)題3:來源無親，粗體，12磅。，顏色:C = 100M = 90y = 10k = 0；

正文:來源Sans Pro，常規(guī)，12斤，顏色:黑色，淺色:75%；

現(xiàn)在，從Word文檔導(dǎo)入InDesign的文本如下。

導(dǎo)入文本的布局

讓我們將同一個(gè)Word文檔導(dǎo)入InDesign，看看這次文本是什么樣子。

導(dǎo)入期間樣式?jīng)_突。

InDesign告訴我們存在樣式名稱沖突。在段落樣式和字符樣式?jīng)_突的情況下，您可以決定:

使用InDesign樣式定義:這將覆蓋從Word文件導(dǎo)入到InDesign文檔中的文本樣式。

重新定義InDesign樣式:這將刪除InDesign中覆蓋從Word導(dǎo)入InDesign的文本的設(shè)置。

自動(dòng)重命名:這將使用Word中的樣式導(dǎo)入文本，并在InDesign文檔中創(chuàng)建新樣式。

我們使用InDesign樣式定義來選擇Word文檔中的文本，并像以前一樣將其導(dǎo)入InDesign。

請(qǐng)參閱InDesign自動(dòng)為從Word文檔導(dǎo)入的文本設(shè)置新功能。

導(dǎo)入概述

如何將Word中的文件鏈接到InDesign

現(xiàn)在，我們已經(jīng)了解了如何將文件從Word遷移到InDesign，我們可以了解如何將Word文件鏈接到InDesign文檔，以及這個(gè)強(qiáng)大的功能如何幫助我們。

設(shè)置首選項(xiàng)

單擊主菜單欄中的InDesign(在MacOS上)或編輯(在Windows上)，轉(zhuǎn)到由首選項(xiàng)打開的菜單，然后單擊文件處理。...

單擊文件處理。

選擇放置文本和電子表格文件時(shí)創(chuàng)建鏈接文件處理窗口，然后單擊確定。

檢查鏈接Word文件的選項(xiàng)。

放置Word文件

如上所述，確保Word文檔中的樣式正確設(shè)置為文本，并導(dǎo)入文本，如上所述。如果您已經(jīng)創(chuàng)建了與Word中的樣式同名的段落樣式，InDesign將覆蓋從Word中導(dǎo)入的文本的設(shè)置。

請(qǐng)注意，現(xiàn)在在“鏈接”菜單中，出現(xiàn)了一個(gè)指向Word文件的鏈接。

鏈接到Word文件

讓我們?cè)赪ord文檔中添加一些文本，看看在InDesign中會(huì)發(fā)生什么。

編輯的Word文件

在“鏈接”菜單中，在Word文件的名稱旁邊，InDesign會(huì)顯示一個(gè)警告三角形，指示鏈接的文件已被修改。如果我們雙擊三角形，InDesign會(huì)要求更新。

更新InDesign中的內(nèi)容

請(qǐng)注意，如果您更新鏈接的內(nèi)容，您將會(huì)丟失以前在InDesign中導(dǎo)入的對(duì)同一文本(圖形或文本)所做的所有更改。

這是更新的結(jié)果。

更新了InDesign中的Word內(nèi)容。

刪除導(dǎo)入的Word文檔的鏈接。

如果要在InDesign中刪除文件Word的鏈接，請(qǐng)雙擊文件上方的鏈接，然后選擇“取消鏈接”。

取消Word文檔與InDesign的鏈接

將帶有表格的Word文件導(dǎo)入InDesign。

您可以將包含一個(gè)或多個(gè)表格的Word文件導(dǎo)入InDesign。但是，即使將表格樣式應(yīng)用于Word文件中的表格，InDesign也不會(huì)將表格樣式設(shè)置為導(dǎo)入的表格，就像導(dǎo)入的表格一樣。相反，Word中應(yīng)用于表格的嵌入式樣式將被保留。

如果要將包含表格的Word文件導(dǎo)入到InDesign中，并快速對(duì)導(dǎo)入的表格進(jìn)行布局，則應(yīng)該使用InDesign表格樣式(請(qǐng)單擊此處了解如何使用InDesign表格樣式)。然而，處理外部表格的最佳方式是在Excel中使用電子表格(參見此處)。

一些警告

圖像:如果您將圖像放入Word文檔中，InDesign會(huì)將它們作為嵌入圖像導(dǎo)入。我強(qiáng)烈反對(duì)你這樣做，因?yàn)橐坏﹫D像被嵌入，你將無法編輯它。鏈接圖像總是最好的解決方案，因?yàn)樗梢詼p少文件大小，提高工作效率(允許您更新圖像)。

形狀:誰需要將形狀從Word文檔導(dǎo)入InDesign文件？InDesign就是這么想的。如果在Word文件中使用形狀，InDesign不會(huì)導(dǎo)入或轉(zhuǎn)換它們。

[專業(yè)提示]使用母版頁自動(dòng)排列Word文檔(更新)

InDesign母版頁非常方便和強(qiáng)大，但許多用戶出乎意料地不知道它們的全部潛力。

InDesign可以從Word文檔中自動(dòng)加載整個(gè)文章，創(chuàng)建頁面并串接文本框架。結(jié)合我們剛剛看到的，我們可以節(jié)省大量的時(shí)間，幾乎完全自動(dòng)化的過程。

你是怎么做到的？查看這篇博客文章，了解如何使用InDesign母版頁自動(dòng)流式處理Word文檔。

使用插件可以提高效率。

鏈接云中的文檔

我最近寫了一篇關(guān)于插件(40個(gè)必不可少的InDesign插件、附加組件和實(shí)用工具)的文章，發(fā)現(xiàn)了一篇非常好的文章，叫做WordsFlow。該插件可以將Word與InDesign鏈接起來。它使您能夠在Word或Excel中獨(dú)立編輯InDesign文章和文檔，而不會(huì)丟失任何一方的工作。WordsFlow保持動(dòng)態(tài)鏈接，因此它可以智能地將外部文檔更改合并到由每個(gè)鏈接更新的InDesign文章內(nèi)容中，而不只是替換文章。你可以在這里找到WordsFlow和免費(fèi)試用版。

使用自動(dòng)語義結(jié)構(gòu)導(dǎo)入Word文件

如果您想以一種干凈且語義結(jié)構(gòu)化的方式從Word文件導(dǎo)入文本，然后在InDesign中應(yīng)用您的樣式，我發(fā)現(xiàn)了另一個(gè)值得檢查的擴(kuò)展。

該插件使用Bookalope Web service，配合AI使用，去除所有視覺樣式并自動(dòng)清理文檔，然后將語義結(jié)構(gòu)化的文檔導(dǎo)出到InDesign。

InDesign文檔當(dāng)然會(huì)包含您可以快速編輯和布局的所有樣式。更好的是，所有樣式都被映射到電子書導(dǎo)出的HTML標(biāo)簽。

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