最近，我被要求幫助我們公司定義什么是典型的語言翻譯項目。這不是一件容易的事，因為翻譯中小型翻譯很難。機構定義一個“典型的”項目。對我們來說，項目可以是單一語言、單一文檔翻譯、只有一個翻譯服務、多語言、多文檔/文件翻譯、編輯和布局分發(fā)，需要80多個供應商的協(xié)調(diào)和管理。

每個項目都涉及一個“典型”的流程(即報價、訂單確認、向供應商下單等)。)，但顯然管理單一語言/單一文檔項目所需的資源與多語言/多服務分配所需的資源有很大不同。

有一個好的PM工具是一個真正的幫助，有許多非常有用和設計良好的TMS(翻譯管理系統(tǒng))可以用來幫助翻譯項目經(jīng)理，代理和公司管理大型多語言項目。在PS中，我們目前沒有專門的TMS。我們的工作主要是我們的項目使用標準的MS office套件(添加MS Project——我覺得對管理各類項目和MS會計非常有用)項目文件——PO、OC等。).然而，只有軟件能讓你到此為止。在這兩種情況下(大項目/小項目)，良好的實際項目管理是確保成功的關鍵。

基于10多年專業(yè)商業(yè)服務項目經(jīng)驗，以下是我的項目經(jīng)理從事多語種翻譯項目的五大秘訣。

1.確定您向供應商提供/管理/請求的服務。

根據(jù)你的工作性質，你可能會也可能不會以客戶為導向，你可能會也可能不會負責向最終客戶“銷售”翻譯服務。如果不是，請確保對項目的期望，尤其是客戶期望的服務水平，和這個人(也就是銷售人員)定義的一模一樣。雖然這似乎是顯而易見的，但大多數(shù)(好的)代理商/LSP會在開始項目工作之前明確定義他們的服務提供，但有些不會。從供應商那里購買和訂購翻譯相對簡單，但翻譯服務并不總是那么容易，主要是因為一家公司。公司/機構/譯者一個叫校對，一個叫編輯，一個叫評論。這些術語對一個人來說都意味著同樣的事情，但對另一個人來說卻非常不同，理解(或定義) 用第二種母語校對文本和用第二種母語編輯文本之間的差異可能導致兩種完全不同的結果。結果。在項目開始的時候，要清楚你在管理什么服務，你的客戶需要什么。確保他們(客戶)知道您提供的服務級別涉及哪些內(nèi)容，并且他們能夠接受。對于多語言項目，這需要完全適用于所有語言，為所有供應商(翻譯、審校、校對等)提供服務水平協(xié)議/工作規(guī)范文檔會有很大幫助。).

2.記錄你的宣傳材料和項目資源。

再一次，這似乎有點不必要。通常情況下，你會發(fā)現(xiàn)在管理一個大型多語言多文檔項目的最后，你會覺得你知道里面和后面的文檔，但在開始之前知道你正在做什么是值得的。如果您正在處理文檔，請仔細閱讀它們，并確保您理解它們的組成(布局、設計等)。).通過幫助盡可能徹底地預測項目后期可能出現(xiàn)的任何問題，或者在工作的報價/投標階段可能遺漏的問題。我總是在excel文件中記錄我將使用的所有文件——在一列中記錄文件名，并在相鄰列中提供注釋(記錄我在文件中看到的任何細節(jié)/問題)。最重要的是，您需要知道/評估誰將實際執(zhí)行這項工作(實際資源)。也許你在項目獲批前就已經(jīng)安排好了所有的資源， 或者你可能需要匹配最合適的供應商。確保每個人都知道他們需要什么，他們擁有他們需要的所有資源(參考資料、TM等。)，他們將能夠遵守交付計劃。如果項目涉及多個階段，需要根據(jù)進度安排，可能值得考慮項目風險因素(例如，客戶的文本延遲，供應商不可用等。)與供應商一起工作和協(xié)商時間表。

3.創(chuàng)建一個允許供應商相互溝通的系統(tǒng)。

一些翻譯服務提供商在分享他們的供應商信息時有一個非常嚴格的政策——他們根本沒有。我的感覺是，如果有合理的理由，允許供應商互相溝通(如果有必要，如果管理得當，允許客戶)并不是一件壞事。我發(fā)現(xiàn)對于多語言多文檔的項目，讓譯后校對直接接觸源代碼翻譯(舉例)是解決協(xié)議/查詢最快的方法。這些人應該(應該)有相同的母語，并且在他們特定的專業(yè)領域有經(jīng)驗。關于文字的細節(jié)，誰能更好的互相溝通？不允許校對人員和翻譯人員就項目問題進行交流，就像不允許程序員和IT項目中的設計師進行交流一樣。我想補充一點，就像任何項目一樣，對所有利益相關方(供應商等)來說都是非常重要的。) 了解適當?shù)臏贤?協(xié)作渠道，并清楚了解其要求的范圍。

4.隨著項目的進展，使用PM工具來跟蹤進度。

我非常喜歡項目文檔。我相信清晰定義和記錄的參數(shù)是良好項目管理的基石。在管理大型多語言和多文檔項目時，我經(jīng)常使用的工具之一是excel，尤其是數(shù)據(jù)驗證列表選項。利用這個，我創(chuàng)建了一個項目階段/過程的列表，工作必須經(jīng)過(即客戶創(chuàng)建、從客戶交付、翻譯、校對讀者等。)然后發(fā)貨。然后可以將階段列表應用于特定的語言/文件。以下截圖來自我最近管理的多語言多文件項目。您可以看到項目生命周期的所有階段(即，可交付成果)都顯示在下拉列表中。通過不斷更新這個文件，您可以在文件級別跟蹤項目。在繪制階段列表時要盡可能徹底——您可以隨時添加階段， 但是，如果您在制作列表之前繪制特定文件將經(jīng)歷的每個階段，將會有所幫助。TecRepublic有一個在excel中添加下拉列表的非常簡單的指南:

使用帶有映射階段的下拉列表來幫助跟蹤文件。

5.使用適當?shù)奈募鎯?，不要偏離。

無論你管理什么類型的項目，你都需要組織。了解項目文件的位置以及如何檢索項目對于項目的成功非常重要。因此，您需要有一個標準的做法來保存/存檔您的文件。許多標準用于語言翻譯行業(yè)(EN15038等)。)，其中規(guī)定了如何存儲和記錄文件和其他項目宣傳材料。在最簡單的層次上，您應該總是為源文件放置一個位置，為工作文件放置一個位置，為交付文件放置另一個位置，為任何管理相關的文件(PO、OC等)放置另一個位置。)包含在主項目文件夾中。這些文件的內(nèi)容在很大程度上取決于項目的性質和工作的具體要求。從一開始就盡可能徹底地使用文件夾的命名約定，不要只把主項目文件夾中的文件扔掉。在重命名任何文件之前， 您應該使用客戶端來檢查文件的命名約定，并且根據(jù)項目的性質，您使用的約定會有很大的不同。作為一個基本單位，我總是在交付文件中附上語言代碼(。fr，。es，。德等。)，而且通常情況下(除非要求按照原文保持命名約定)，我會在文件名前面加上工號，后面加上版本和日期(以及語言代碼)。這似乎是一種常見的做法，在大多數(shù)情況下，這是一種規(guī)范。

我相信好的翻譯項目管理是可以學習的技能。擁有優(yōu)秀的工具只能讓你到此為止，但關鍵是從一開始就制定清晰全面的計劃，并在整個項目生命周期中實施可監(jiān)控的流程。我希望你發(fā)現(xiàn)上面的提示非常有用，并且非常有興趣聽聽其他人在管理大型多語言項目方面的經(jīng)驗。